Zinformatyzowane fakturowanie

Chociaż mamy XXI wiek to jeszcze czasami można się spotkać z przedsiębiorcami wystawiającymi nam faktury na dziwnych bloczkach, na których często niezbyt czytelnie wypisują wszystkie niezbędne informacje i z uwidaczniającym się na twarzy procesem myślowym, przeliczają jednostki towaru, ceny i wartość podatku. Nie jest to już częsty obrazek, ale wciąż możemy na niego trafić. Ci z nas, którzy pamiętają nieodległe przecież czasy wszechobecnych maszyn do pisania, na których wystukiwało się wszystkie dane właściwie nawet za bardzo się temu nie dziwią. Chociaż powinniśmy się dziwić, bo galopująca przecież w naszym kraju informatyzacja nie omija przedsiębiorstw i można stawiać diamenty przeciw orzechom, że wypisujący faktury długopisami przedsiębiorcy mają, co najmniej jeden komputer a do tego jeszcze smartphone’a i często nawet multimedialny tablet. A to wszystko jak zwykle z niewiedzy.

Proste fakturowanie nawet na antycznym sprzęcie 

Niewiedza nierozłącznie związana jest ze strachem. Wielu przedsiębiorców wciąż boi się obsługi narzędzi informatycznych, zwłaszcza ci starszej daty. Obawy te są jednak całkowicie nieuzasadnione gdyż programy do fakturowania tworzone są z myślą przede wszystkim o ergonomii. Najlepszym tego wzorem jest pakiet programów do fakturowania, a przykładem są aplikacje tworzone przez najprężniej rozwijającego się producenta oprogramowania fakturującego w Polsce – łódzkiej firmy MEGA-TECH. Podstawowe kategorie – grupy działań – prezentowane są w formie graficznej z podpisami tak, że chcąc wydrukować nową fakturę wystarczy najechać kursorem myszy na obrazek prezentujący nowy dokument, który dodatkowo jest odpowiednio podpisany. Wszystkie niezbędne dane dodatkowo pojawiają nam się w oknie roboczym zaraz pod ręką i wystarczy je tylko kliknąć by zostały wprowadzone do dokumentu. Żadną barierą nie są wymagania sprzętowe programów. Można je odpalić bez problemu praktycznie na każdym komputerze pracującym z systemem operacyjnym Windows, który działa do dzisiaj. Sprzęt z początku minionej dekady w zupełności wystarczy do wygodnej pracy.

Przede wszystkim małe i średnie firmy

Aplikacje skupiające się wyłącznie na fakturowaniu, w bardzo szerokim tego znaczeniu, (o czym poniżej), przeznaczone są przede wszystkim dla małych i średnich przedsiębiorstw a także tych działających w skali mikro. Ich wymagania są stosunkowo niewielkie, przynajmniej w porównaniu z korporacjami, dzięki czemu dostarczony może im być za niewielkie pieniądze program do faktur, który naprawdę zrobi różnicę w codziennej pracy. Właśnie tak jak Faktura Small Business firmy MEGA-TECH. Zapewnia ona zaspokojenie wszystkich potrzeb przedsiębiorcy z zakresu drukowania różnego typu dokumentów – obsługuje wszystkie popularne typy faktur, druki PRO-forma a także korekty powyższych. Szczególnie warta podkreślenia jest szybkość pracy osiągana poprzez prostotę obsługi, ale także dzięki współpracy z bazami danych. Można w nich zapisywać informacje identyfikujące klientów oraz towary, do których potem uzyskanie dostępu zajmuje tylko chwilę, nieporównywalnie krótszą od ręcznego wprowadzania wszystkich danych za każdym razem.

Nie jest to bynajmniej koniec możliwości programu. Niezwykle cenione przez jego użytkowników są moduły statystyczne pozwalające na prowadzenie analizy sprzedaży na podstawie automatycznie tworzącej się bazy danych wystawionych faktur. Bez dodatkowych nakładów pracy można uzyskać bardzo cenne informacje rynkowe. Programiści zadbali również o estetyczną stronę drukowanych dokumentów, które są przecież swojego rodzaju wizytówkami firmy. Zaraz po instalacji aplikacji przedsiębiorca dostaje do wyboru kilka szablonów, na których może między innymi umieścić własne logo. Na jego życzenie możliwe jest wykonanie dodatkowych szablonów.

Specjalnie dla handlu

Oczekiwania właścicieli firm zajmujących się głównie handlem są jednak większe. Program do fakturowania z magazynem przeznaczony dla nich musi sobie radzić przede wszystkim ze stanami magazynowymi, czyli na bieżąco aktualizować ewidencję towarów w magazynie i wystawiać dokumenty magazynowe (PZ, WZ, PW, RW, MM). Ilość dokumentów, która wytwarzana jest przez przedsiębiorstwa handlowe i które firma otrzymuje jest znacznie większa niż w przypadku innych działalności. Dlatego aplikacja musi mieć też możliwość ewidencjonowania pism przychodzących. Nieocenione są ułatwienia w wysyłaniu zamówień do dostawców na takiej samej zasadzie jak wystawiane są faktury odbiorcom.

Wszystkie te funkcje obsługuje Faktura Small Business HANDEL. Rozszerzona jest ona ponadto o możliwość prowadzenia wygodnej wymiany handlowej z zagranicą – wystawiać można między innymi faktury eksportowe i faktury w walucie, których kurs jest automatycznie pobierany ze stron internetowych NBP. Naturalnie każda z faktur może być także wystawiona w jednym z obsługiwanych języków obcych.

Nie tylko faktury

Nie wszyscy przedsiębiorcy są naturalnie płatnikami VAT. Wielu z nich jest zwolnionych z tego obowiązku. Dla nich specjalnie został stworzony program do rachunków Rachunek Small Business. Jest to w zasadzie taka sama aplikacja jak Faktura Small Business z tym, że zamiast faktur wystawia ona rachunki i potrafi współpracować z drukarkami paragonów. Jest to najtańszy z programów oferowanych przez MEGA-TECH, ale na pewno nie jest najmniej funkcjonalny.

Wszyscy właściciele firm zastanawiający się jeszcze czy nie zostać przy ręcznym wystawianiu faktur i rachunków, powinni poważnie rozważyć pobranie wersji demonstracyjnych programów. W ten sposób każdy ma możliwość przetestowania jak wygląda nowoczesne fakturowanie bez konieczności płacenia chociażby złotówki.

Więcej na stronie firmy mega-tech: http://www.mega-tech.com.pl